Vorrei tanto, ma non posso. Lo farò quando avrò tempo. L’attuale situazione di tempo a disposizione ne sta concedendo molto. Decisamente più di quanto avessimo mai potuto immaginare. Ora non ci sono scuse. E’ il momento di agire. Abbiamo la possibilità di capire come gestire il tempo in piena autonomia. Bisogna allora sfruttarla al meglio, ma come?

L’organizzazione è fondamentale. Infatti, per la gestione del tempo (o time management) è importante adoperare strategie ben delineate.

Che cos’è il time management?

Il time management è il processo di pianificazione e controllo del tempo impiegato per specifiche attività, con lo scopo di aumentare efficacia, efficienza e produttività. Lo studio della gestione del tempo nasce nel contesto lavorativo, ma è stato presto ampliato nel miglioramento della gestione di attività personali di qualsiasi natura.

Si può migliorare il time management? Assolutamente sì! Grazie a strumenti, tecniche e metodi adeguati, è possibile capire come gestire il tempo in un modo che si adatti alle nostre esigenze personali.

Cos’è importante per capire come gestire il tempo?

Paradossalmente, uno dei motivi per cui risulta difficile capire come gestire il tempo in modo adeguato è proprio il fatto che non se ne dedichi abbastanza a pianificare in dettaglio come riuscirci. La pianificazione è la fase cruciale per l’innesco di un processo di ottimizzazione del time management. Alla base c’è un’attenta definizione degli obiettivi e un piano strutturato per realizzarli.

Come imparare a farlo?

Premessa: ci sono tanti metodi e strumenti elaborati in questo campo. Qui ne presentiamo solo alcuni tra i più diffusi.
Il processo che li accomuna sostanzialmente prevede le seguenti fasi:

  1. definizione obiettivi
  2. organizzazione attività
  3. applicazione, monitoraggi eventuali interventi di modifica del piano

1. definizione degli obiettivi

Hai stabilito i giusti obiettivi?
Il metodo S.M.A.R.T. di Drucker.

Secondo Peter Drucker, economista e saggista austriaco naturalizzato statunitense, gli errori principali nel time management sono legati agli obiettivi. In effetti, si tende a considerare poco l’obiettivo finale e/o porsi spesso obiettivi non raggiungibili. L’approccio S.M.A.R.T. nasce dall’esigenza di evidenziare quanto sia fondamentale lavorare per obiettivi ben definiti e opportunamente sfidanti. Inoltre, sottolinea quanto sia importante tenerli bene a mente durante lo svolgimento delle attività. In altre parole, deve esserci una consapevole definizione degli obiettivi da raggiungere, in funzione alle possibilità e al contesto di riferimento.

Che caratteristiche deve avere l’obiettivo secondo il metodo S.M.A.R.T.

S (specifico): l’obiettivo deve essere specifico e chiaro;

M (misurabile): l’obiettivo deve permettere di capire se e in che misura è stato raggiunto il risultato previsto;

A (“achievable”, raggiungibile): l’obiettivo deve essere raggiungibile grazie alle risorse che il lavoratore ha a disposizione (diversamente, si rischia di andare incontro a demotivazione);

R (realistico): l’obiettivo deve essere realisticamente raggiungibile, in funzione di risorse e tempo a disposizione. Deve essere sfidante;

T (“time related”, relazionato al tempo): bisogna stabilire una scadenza temporale entro la quale raggiungerlo.

2. organizzazione attività – eliminare gli sprechi di tempo

Obiettivi fissati, è il momento di eliminare perdite di tempo. Come individuare gli sprechi di tempo?

Consapevolezza prima di tutto. Haynes ha individuato le attività che primariamente comportano sprechi di tempo e le ha così classificate:

  • attività relative a fattori esterni: visitatori, telefonate, posta ed e-mail, attese, riunioni non produttive, crisi, relazioni inutilizzate;
  • auto-indotte: disorganizzazione, rinvio, incapacità di dire di no, mancanza di motivazione, stanchezza, stress, perfezionismo.

Una volta eliminato ciò che comporta sprechi di tempo, o per lo meno contenuto, è il momento di passare alla seconda fase.

Come ordinare le attività?

Bisogna individuare le priorità. Farlo non è affatto facile, per questo Covey ha realizzato una matrice che aiuta a farlo con estrema facilità.

come-gestire-il-tempo

La matrice di Covey (o il metodo Eisenhower)

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante” – Covey

Prevede la ripartizione delle attività all’interno della matrice, classificandole in base a urgenza e importanza. Una volta compilata la matrice, sarà più facile organizzare le attività.

Come inserire le attività nella matrice?

Rientrano nella categoria urgente-importante: 

  • situazioni di crisi
  • problemi che possono compromettere la sicurezza propria e/o di altri
  • reclami per gravi inadempienze
  • attività con scadenza determinata dall’esterno da concludersi prima dei tempi prefissati

Rientrano nella categoria urgente-non importante:

  • sollecitazioni esterne
  • attività imposte da superiori

Rientrano nella categoria non urgente-importante:

  • attività di valutazione e monitoraggio
  • sviluppo di competenze
  • attività di miglioramento
  • creazione di nuovi piani
  • attività strategiche, di sviluppo a lungo termine

Rientrano nella categoria non urgente-non importante:

  • attività ripetitive
  • attività piacevoli svolte in momenti inopportuni

Una volta compilata (con cura) la matrice, organizzare le proprie priorità è semplice e immediato. Provalo!

3. Applicazione, monitoraggi eventuali interventi di modifica del piano

Bene, ora si passa all’ultimo step: la sperimentazione.

Attenzione perché qui è facile cadere in un errore comune: sottovalutare il monitoraggio. è infatti fondamentale raccogliere i feedback tempestivamente per poter intervenire nella nuova calibrazione del piano per ottimizzare al meglio la gestione.

Fonti e approfondimenti

Drucker, P. (1954). The principles of management. New York.

Fontana D. , Gestire bene il tempo di lavoro. Strategie di time management, Trento, 1997

The Eisenhower Method, su fluent-time-management.com.

Haynes M.E., Time management – come organizzare al meglio la propria settimana di lavoro, Franco Angeli, Milano 2010.

 

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